Som lönesättande chef ska du hålla lönesamtal regelbundet, minst en gång per år. Syftet med lönesamtalet är att medarbetaren ska få veta om hon eller han arbetar på rätt sätt utifrån era mål och lönekriterier. Genom att belöna medarbetare som presterar väl, styr du utvecklingen av er verksamhet i rätt riktning.
Ett bra lönesamtal kännetecknas av tydlighet, men också av dialog. Det är viktigt att du lyssnar och försöker förstå medarbetarens synpunkter. På så vis blir lönesamtalet inte bara utvärderande utan också utvecklande för medarbetaren.
Förberedelser
Informera medarbetarna i god tid
För att lönesamtalet ska bli bra behöver såväl arbetsgivare som arbetstagare förbereda sig. Medarbetarna behöver få realistiska förväntningar och förstå hur lönesättning fungerar. Därför är förberedelserna viktiga för att skapa goda förutsättningar för lönesamtalet.
- Ordna gärna ett informationstillfälle för medarbetarna varje år i samband med att lönerevisionen startar.
- Informera exempelvis om löneutrymme, lönestruktur, bedömning och lönekriterier.
- Kalla medarbetarna till lönesamtal i god tid. Avsätt tillräckligt med tid – omkring en timme brukar vara lagom.
- Skicka i förväg ut information om syftet med lönesamtalet och vilka punkter som kommer att tas upp.
- Använd gärna Skao:s mall för lönesamtal i webbhandboken Vera.
Medarbetaren får själv bedöma sin prestation inför mötet.
Chefens förberedelser inför lönesamtalet
Förbered dig genom att gå igenom dina anteckningar från utvecklingssamtalet. Där hittar du bland annat målen ni satte. Se webbsida lönesättning och lönepolitik.
Tänk igenom detta:
- Vilka mål sattes upp för medarbetaren och hur har denne levt upp till dem?
- Vad har medarbetaren åstadkommit under året, det vill säga resultatet?
- Hur har medarbetaren presterat utifrån lönekriterierna?
- Har medarbetaren fått några nya arbetsuppgifter som innebär utökat ansvar och som kan påverka lönen?
Gör en helhetsbedömning med hjälp av den mall som ni använder i din organisation. Skao har tagit fram en mall för lönesamtal som kan laddas ner från Vera webbhandbok.
Gör därefter förslag till ny lön i samverkan med kyrkoherde, personalansvarig och andra chefer, på det sätt som ni har bestämt att ni arbetar med lönerevisionen.
Lönesamtalet handlar om årets prestation
Lönesamtalet handlar om din bedömning – och medarbetarens uppfattning av de punkter som bedömningen utgår från. Se till att samtalet blir en dialog.
Tänk på att bara prata om medarbetarens prestation och inte om hur denne är som person. Var tydlig och ge exempel, särskilt om medarbetaren inte har presterat som du önskat.
Avsluta lönesamtalet med att be medarbetaren sammanfatta det som sagts.
Om medarbetarens löneutveckling är svag eller obefintlig, överväg om du ska göra en åtgärdsplan i samarbete med medarbetaren.
Dokumentera lönesamtal
För de medarbetare som räknas som ”arbetare” (arbetar inom Kommunals avtalsområde) finns det ett krav i kollektivavtalet på att lönesamtalet ska dokumenteras. Kommunal har rätt att få en redovisning av hur du har genomfört lönesamtalen, men endast du och medarbetaren själv har rätt att se dina anteckningar från samtalet.
För att kunna följa löneutvecklingen för varje medarbetare behöver du självklart föra anteckningar även för medarbetare som inte tillhör Kommunal.
Frågor som inte hör hemma i lönesamtalet
En del medarbetare är väldigt duktiga på att tala för sig. Som chef behöver du dock ha i åtanke att det inte är i lönesamtalet som lönen påverkas, utan medarbetaren påverkar sin lön varje dag på jobbet. Lönesamtalet är inte heller någon förhandling. Det är alltid arbetsgivaren som bestämmer lönen utifrån en seriös bedömning av medarbetarens prestationer och arbetsplatsens lönepolitik. Däremot ska ni självklart föra en dialog och försöka förstå varandra.
Om arbetstagaren kommer in på annat under lönesamtalet, bör du styra tillbaka samtalet till ämnet. Boka gärna in en annan tid med medarbetaren för att prata om till exempel arbetsmiljö- eller verksamhetsfrågor. Vissa frågor är inte alls relevanta, såsom medarbetarens privatekonomi eller kollegors löneläge.
