Arbetsgivarens lönepolitik ska koppla ihop arbetsgivarens vision och verksamhetsidé med de kollektiva prestationer och beteenden som leder till organisationens framgång, stabilitet och styrka. Dessa beteenden och förhållningssätt ligger sedan till grund för hur arbetsgivaren bedömer den enskilde medarbetarens bidrag till verksamheten.
Hur lönerna sätts påverkas av
- arbetsgivarens lönepolitik/lönepolicy
- medarbetarens plats i lönestrukturen
- eventuellt förändrade arbetsuppgifter
- medarbetarens bidrag till verksamheten i form av bedömning av lönekriterierna och måluppfyllelse
- löneökningsutrymmets storlek.
Det är viktigt att lönerna ses i ett sammanhang. Det är inte i lönesamtalet som medarbetaren kan påverka sin lön, utan varje dag på jobbet.
Lönepolitik/lönepolicy
Lönepolitiken bör vara välkänd och förankrad i organisationen. Exempelvis kan man upprätta en lönepolicy som uttrycker arbetsgivarens vision för verksamheten och på vilket sätt lönesättningen kan stödja verksamheten. I lönepolicyn anges vad som påverkar medarbetarnas lön.
I det centrala löneavtalet finns skrivningar som kan ligga till grund för lönepolicyn. Även församlingsinstruktionen kan stödja lönesättningen i verksamheten och formulera lönepolitiken/lönepolicyn.
Observera att de fackliga organisationerna behöver informeras om lönepolicyn.
Lönestruktur
Ta fram en lönestruktur för arbetsplatsen som synliggör både det befintliga och det önskade löneläget för olika typer av roller i organisationen. Indelningen ska utgå från befattningens svårighetsgrad och ansvar. Tanken är att medarbetarna i respektive grupp ska kunna jämföras. För varje grupp identifierar ni också vilken den ungefärliga lägsta och högsta lönen bör vara.
Lönestrukturen hjälper arbetsgivaren och medarbetarna att klarlägga vad som utgör en skälig lön för medarbetare beroende på erfarenhet, kompetens, ansvar och arbetsuppgifter. Den som har lite erfarenhet och kompetens kan ha en lägre lön jämfört med medarbetare med hög kompetens, stor erfarenhet och mycket ansvar. Vad som räknas som en hög respektive låg lön beror på till vilken grupp befattningen hör.
Syftet med lönestrukturen är att visa på hur det ser ut idag, men också att beskriva hur arbetsgivaren tänker sig att den framtida lönestrukturen ska se ut. Lönestrukturen visar alltså:
- löneläge – en viss grupps löneläge i förhållande till en annan grupp
- lönespridning – vilken är den ungefärliga tänkta högsta och lägsta lönen och hur ser lönespridningen faktiskt ut idag?
- prioriteringar och behov – hur tänker arbetsgivaren agera för att nå den önskade lönestrukturen
- hur och på vilket sätt medarbetaren över tid kan påverka sin lön genom goda arbetsresultat.
Lönestrukturen hjälper arbetsgivaren att kunna skapa rätt förväntningar i samtalet med sina medarbetare. Med utgångspunkt i lönestrukturen kan du som chef ta upp frågor med din medarbetare som handlar om:
- att förklara en liten eller högre löneökning,
- att utveckla eller förstärka medarbetarens kompetens innan lönehöjning kan bli aktuell
- att ta på sig nya arbetsuppgifter eller ett visst ansvar för att lönen ska öka,
- att peka på uppnådda mål och bedöma den enskildes arbete efter de fastställda kriterierna,
- att peka på att redan hög/högsta lön inte kan få lika hög löneökning som den medarbetare som ligger längre ner i strukturen, även om de åstadkommer lika goda bidrag till verksamheten.
När de anställda uppfattar att lönesättningen är väl övervägd och rättvis skapar det tillit. Medarbetarna får också insikt om vilka arbetsinsatser som särskilt uppskattas och vilka beteenden som är framgångsfaktorer för verksamheten. Med högre lön följer också högre krav.
På en liten arbetsplats kan det vara svårt att visa lönestrukturen för de egna medarbetarna. Då kan du i stället jämföra med Svenska kyrkans lönestatistik.
Förändrade arbetsuppgifter
Om en arbetstagares tjänst har förändrats väsentligt, behöver du utvärdera om lönen behöver justeras. Det kan handla om:
- förändrad roll
- mer ansvar för en verksamhet
- mer ansvar för att leda eller samordna medarbetare
- eget ekonomiskt ansvar
- förändringar som gäller från och med nu och är bestående.
Om en förändring innebär en förflyttning till en annan grupp i lönestrukturen kan det vara befogat att lönehöjningen tas utanför lönerevisionen.
Många arbetsgivare erbjuder arbetstagare lönetillägg när arbetstagaren tar sig an en ny roll. När ett ansvar är tillfälligt eller begränsat i tid är en sådan lösning att rekommendera. Det är enkelt att förstå och hantera – när uppdraget har upphört försvinner lönetillägget. Det är dock inte lämpligt om de nya arbetsuppgifterna ska utföras tills vidare, eller varaktigt under en längre period. Orsaken till detta är att bedömningen av en medarbetare ska omfatta hela anställningen och hela lönen och inte som delar.
Observera att många förändringar av en tjänst ryms inom den befintliga lönen.
Medarbetarens bidrag
Den viktigaste faktorn som påverkar lönen är medarbetarens bidrag till verksamheten. Bedömningen av hur väl arbetstagaren har bidragit till verksamheten i förhållande till uppsatta mål, är det som ska uppta den största delen av lönesamtalet. Målen behöver tidigare ha diskuterats i till exempel ett framåtblickande utvecklingssamtal.
Som grund för bedömningen används bland annat:
- Verksamhetens krav
- Befattningens krav med avseende på kunskap, färdigheter, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden.
- Medarbetarens arbetsresultat utifrån fastställda mål och bidrag till verksamhetens utveckling
- Hur medarbetaren bidragit till verksamhetens mål.
- Förmåga att tillämpa kunskaper och erfarenheter.
- Marknadskrafter.
För att bedöma hur och på vilket sätt som medarbetaren utfört sina arbetsuppgifter finns lönekriterier.
Föräldralediga ska bedömas på samma sätt som om de hade varit i tjänst. Chefen bedömer helt enkelt de som är föräldralediga utifrån hur de presterade innan deras ledighet påbörjades.
Här kan du läsa mer om lönesamtalet och utvecklingssamtalet.
Löneökningsutrymmet varierar år från år
I det centrala löneavtalet har Skao och arbetstagarorganisationerna förhandlat fram ett löneökningsutrymme. Svenska kyrkan följer det så kallade märket, vilket innebär att löneökningsutrymmet inte ska överskrida den nivå som den exportberoende industrin kommit fram till. Syftet är bland annat att hålla tillbaka inflationen.
Många arbetstagare förväntar sig att få en löneökning som minst motsvarar den procentsats som det centrala avtalet anger. Men löneökningsutrymmet gäller för arbetstagarna som grupp, inte för en enskild individ. Det fördelningsbara utrymmet räcker inte till att premiera mycket goda arbetsinsatser om de som fullgör en normal arbetsinsats ska tilldelas den procentuella lönehöjningen. En normal arbetsinsats måste därför ha en lägre lönehöjning än den framförhandlade procentsatsen. Som arbetsgivare måste du varje år se till att du har täckning för löneökningarna och att ekonomin går ihop.
Observera också att det kollektivavtalade löneökningsutrymmet inte beräknas för alla anställda som en grupp, utan på gruppnivå baserat på avtalsområde och arbetstagarorganisation. Arbetstagare som räknas som arbetare och som är medlemmar i Kommunal utgör en grupp. Tjänstemän grupperas efter fackförbund om de är medlemmar i
- Vision
- Akademikerförbundet SSR, Akavia eller något av de förtecknade förbunden
- Sveriges Lärare
- Kyrkans akademikerförbund.
Övriga medarbetare hanteras på samma sätt som oorganiserade arbetstagare, oavsett om de är medlemmar i ett fackförbund eller inte.
Om en grupp blir färre än fem personer, kan det avtalade löneökningsutrymmet underskridas om det finns särskilda skäl. Ett sådant skäl kan vara att lönesättningen ska följa avtalets intentioner och löneökningen ska spegla individernas bidrag till verksamheten och uppnådda mål.
Som arbetsgivare hanterar du alla medarbetare enligt samma lönepolitik. Alla medarbetare ingår i lönerevisionen och får motsvarande del av det totala löneökningsutrymmet, utifrån sin individuella prestation.
