- Allt initialt jobb med att inventera och tidsätta arbetsuppgifter ger mycket tillbaka. Med en samlad bild av våra musikerresurser och den tid vi planerar i verksamheten blir det lättare att följa upp och justera arbetsfördelningen vartefter behov och förutsättningar förändras.
Halmstads församling är organiserat i tre geografiska områden, där varje område har två till tre musiker som jobbar med allt från barnkörer och begravningar till konserter ochandakter på äldreboenden.
- Förr satt vi med en tidslista för varje organist och kantor, men hade inget verktyg för att se hela musikerkategorin. Nu lägger vi in alla uppgifter i ett Excelbaserat system och beräknar beläggning mot årsarbetstid, vilket ger en bra överblick över hela vår musikverksamhet, säger Håkan Wallentin,HR-specialist i
Halmstads församling.
Redan när han började här för drygt två år sedan fick han en introduktion i metoden för arbetsårsplanering och förra hösten gick startskottet för införande vid ett stormöte där HR presenterade upplägget för musikerna och deras arbetsledare. En gemensam inventering av verksamheten inleddes och resulterade så småningom i ett drygt 120 rader långt Excelark som listade arbetsuppgifter och tidsåtgång.
- Vi fick upp allt till ytan och det blev tydligt för alla vad vi faktiskt gör förutom våra gudstjänster och kyrkliga handlingar. Konserter, spädbarnsrytmik, trivselträffar för allmänheten och sammanlagt 18 körer har vi till exempel i församlingen – alltså en massa olika verksamheter som genererar musikertid.
- Med hela kartan på bordet kan vi se alla aktiviteter kopplade till varje musikers namn. Det blir ett bra underlag för planering och relevant dialog med musikerkollegiet och deras arbetsledare så att vi har koll på att vi har den bemanning vi behöver, säger Håkan Wallentin och poängterar att systemet gör det lätt att successivt följa upp beräknad tidsåtgång och utfall.
Han jämför processen för arbetsårsplanering med att jobba med budget på ett strukturerat sätt:
- Man gör en prognos framåt och tar regelbundet ut avstämningar. Mitt mål är att systemet ska spegla så mycket som möjligt den tid vi har att använda varje medarbetare. Om det inte stämmer, då har vi problem. Ligger det exempelvis för mycket på en individ behöver resurserna fördelas om. Och finns det ingen ledig kapacitet måste vi antingen äska pengar för att utöka eller prioritera ner någon aktivitet. Allt detta tydliggörs i systemet för arbetsårsplanering.
Som exempel på situationer där det nya systemet kommit till särskild nytta nämner Håkan Wallentin bland annat en musiker som ville gå i halvtidspension. Han hade själv sett möjligheter att plocka bort en del av sina uppgifter då han släppt en av sina körer till en kollega och en annan mindre sånggrupp hade lagts ner.
- Det som återstod att lösa var några fasta åtaganden, till exempel de planlagda begravningstider vi ansvarar för i våra kapell. Efter snabb dialog med de tre områdescheferna lyckades vi fördela om uppdragen mellan övriga kollegor, och då hade vi stor hjälp av den överblick vi har fått över hela församlingens musikaktiviteter kopplade till befintliga resurser. Systemet ger oss stöd att arbeta mer flexibelt och stärker samarbetet över områdesgränserna, konstaterar Håkan Wallentin.
Text: Susanna Lidström
Nyfiken på arbetsårsplanering?
Kontakta din regionala förhandlare/rådgivare för mer information. Det finns också en partsgemensamt framtagen e-utbildning till stöd i arbetet och ett Excelbaserat verktyg kallat Stefanos som kan användas för att underlätta planeringen.
Ducatus på webben kompletterar den tryckta medlemstidningen Ducatus. Den både återpublicerar tryckt material och producerar eget, exklusivt för webben.
Ducatus i tryckt version utkommer med fyra nummer per år. Den ingår i medlemsavgiften till Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation.