Undersöka
Arbetsmiljön kan undersökas på flera olika sätt. Det viktiga är att komma ihåg att undersöka alla förhållanden på arbetsplatsen; de sociala och de organisatoriska liksom de fysiska förhållandena.
Skyddsrond
Skyddsrond (eller arbetsmiljörond) är ett tillfälle när chef, skyddsombud och eventuell resurs från företagshälsovården går igenom de olika arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Antingen genom att gå runt och besöka de enskilda medarbetarnas arbetsplatser och/eller genom att i ett arbetslag gå igenom arbetsförhållandena.
Riktad skyddsrond
Riktad skyddsrond brukar man kalla det när man särskilt undersöker något speciellt område. Det kan handla exempelvis om ergonomi, bildskärmsarbetsplatser eller psykosociala förhållanden. Den riktade skyddsronden kan vara ett alternativ eller komplement till den vanliga skyddsronden.
Enkäter
Enkäter är ett annat sätt för att ta reda på risker som berör den organisatoriska- och sociala arbetsmiljön och som man bedömer att man inte kan få fram på annat sätt. Det är viktigt att tänka sig för så att enkäten ger rätt information och att man tänker använda resultatet. Om man frågar efter medarbetarnas uppfattning och sedan inte hanterar svårigheter eller problem som kommit fram, finns det en risk att man förvärrar situationen. Det finns olika typer av enkäter. En del går att ladda ner och andra erbjuds av externa leverantörer. Du kan läsa om medarbetarundersökningen Akka här. - ett verktyg för att mäta och följa upp arbetsmiljöarbetet.
Personalmöten och arbetsplatsträffar
Arbetsmiljöfrågorna ska tas upp och diskuteras på personalmöte eller arbetsplatsträff. På så sätt kan risker åtgärdas tidigt och alla blir delaktiga i resonemangen. Det som kommer upp på dessa möten kan vara ett mycket bra underlag för arbetsgivaren i arbetsmiljöarbetet.
Planerings- och utvecklingssamtal
Planerings- och utvecklingssamtal är, enligt PU-avtalet, ett annat underlag för att upptäcka risker. Samtalet är ett möte mellan arbetsgivare och arbetstagare där frågor kring den enskilde medarbetarens arbete och arbetssituation har en given plats.
Tillbudsrapportering
En fungerande tillbudsrapportering är ett utmärkt sätt att hålla koll på och förebygga risker i arbetsmiljön. Läs mer om tillbud och olyckor.
Statistik
En sammanställning av personalrelaterade händelser kan ge en vägledning om hur arbetsförhållandena ser ut. Den kan därmed fungera som ett signalsystem om att det är dags att undersöka arbetsförhållandena.
Exempel på uppgifter som kan sammanställas:
- sjukstatistik: korttidsfrånvaro, långtidsfrånvaro · personalomsättning
- anmälda arbetsskador
- godkända arbetsskador
- tillbud
- hot- och våldssituationer
- fortbildning - antal dagar (se PU-avtalet)
- varför någon lämnat organisationen, tankar om arbetsplatsen från den som lämnar organisationen - information kan inhämtas i avvecklingssamtal
Riskbedöma
Hur man än genomför undersökningen, ska man bedöma om det finns risk att medarbetarna drabbas av skador eller ohälsa. Denna riskbedömning ska dokumenteras.
Riskbedömningen är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Man ska bedöma om det finns risk att medarbetarna drabbas av skador eller ohälsa. Denna riskbedömning ska dokumenteras.
I Arbetsmiljöverkets föreskrifter finns råd och kommentarer, vilka ger bra vägledning för arbetet.
Det är viktigt att medarbetarna är delaktiga i arbetet med att bedöma risker i sina arbetsuppgifter och arbetssituation, liksom i förändrings- och utvecklingsarbete som påverkar det egna arbetet. Arbetsgivaren ska också samverka med skyddsombud eller andra fackliga företrädare.
Det är lätt att se den mänskliga faktorn som orsak när det hänt en olycka eller när ohälsa uppträder. Ofta är de grundläggande orsakerna dock en kombination av mänskliga, tekniska och organisatoriska faktorer. Teknik, arbetsinnehåll, arbetsrelationer och arbetsorganisation påverkar oss fysiskt, psykiskt och socialt. Därför är det viktigt att löpande bedöma risker ur alla de aspekterna. Det gäller särskilt vid förändringar i struktur, organisation och verksamhet.
Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen.
Åtgärda
När undersökningarna är genomförda och riskerna bedömda så ska de åtgärdas.
När en risk har identifierats ska åtgärder vidtas direkt så att ingen kommer till skada. Om det av någon anledning inte går att genomföra åtgärderna direkt (inom några dagar), ska arbetsgivaren göra en handlingsplan för dem. Det kan exempelvis bli aktuellt om åtgärderna är stora och omfattande.
Handlingsplanen ska innehålla vad det är som ska göras, vem som ska göra det, när det ska göras och när uppföljning sker. En handlingsplan kan vara mycket enkel.
I webbhandboken Vera finns mallar för planering och uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive handlingsplan. Dessa är särskilt anpassade för Svenska kyrkans arbetsgivare.
Följa upp/kontrollera
Som i alla andra kvalitetssystem ska ändringar och åtgärder följas upp och kontrolleras.
Ändringar och åtgärder ska följas upp för att vara säker på att de har haft önskad effekt och att det inte uppstått nya risker.
Om det återstår åtgärder som ännu inte har vidtagits ska det i dokumentationen framgå när det ska ske och vem som ska göra det.
Om det i uppföljningen visar sig att det finns nya risker eller behov av åtgärder ska de snarast åtgärdas och dokumenteras.
SAM-cirkeln
En cirkel som beskriver systematiskt arbetsmiljöarbete. Alla delarna hänger ihop och varje del behövs. De centrala aktiviteterna illustreras ofta som ett hjul, som symboliserar att arbetsmiljöarbetet är en kontinuerlig process med återkommande aktiviteter. De centrala aktiviteterna är
- undersökning av verksamheten
- bedömning av de risker som synliggjorts vid undersökningen
- åtgärder för att minska riskerna
- kontroll av att åtgärderna faktiskt har bidragit till en bättre arbetsmiljö.
Källa: Arbetsmiljöverket
