Undersökning
De organisatoriska och sociala arbetsmiljöfaktorerna ska kopplas till de olika momenten i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren ska systematiskt och återkommande undersöka eventuella missförhållanden inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön såvitt gäller arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. Det handlar om att informera sig och bedöma faktorer såsom arbetsinnehållet, vilka resurser som behövs, om resurserna är tillräckliga eller om det förekommer allvarliga konflikter.
Hämta information genom samtal
Information om arbetsmiljön kan inhämtas genom att arbetsgivare och arbetstagare diskuterar med varandra i det vardagliga arbetet. Härutöver bör det även förekomma avsatta tillfällen – sammanträden i skyddskommitté, skyddsronder, arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal – där olika frågor kan tas upp på ett odramatiskt sätt. Avsikten är att arbetstagarna ska kommunicera – inte kompensera – bristerna i arbetsmiljön.
Alla yrkesgrupper behöver komma till tals
Det finns skillnader mellan olika yrkesgrupper inom Svenska kyrkan och naturligtvis är det därför också avgörande att samtliga kategorier får möjlighet att uttrycka sig. Avsikten är att enas om hur det förhåller sig vad gäller exempelvis krav, resurser, arbetsinnehåll, samarbete och socialt stöd. Betydelsefullt är att också dokumentera det som tas upp vid möten och träffar.
Andra sätt att inhämta kunskaper är genom så kallade medarbetarundersökningar där arbetstagarna har möjlighet att vara anonyma eller genom tillbudsrapportering där oönskade händelser dokumenterats.
Riskbedömning
De resultat som framkommit genom undersökningen ligger till grund för bedömningen av hur stor en eventuell risk är och vem eller vilka som är utsatta för den. Riskbedömningen görs för att bedöma sannolikheten för och, effekten av, ohälsa.
Vid en riskbedömning beaktas huruvida det finns risk för olycka, sjukdom eller ohälsa i övrigt, hur länge det har pågått, hur ofta det har förekommit, möjligheter till återhämtning och samarbetet och det sociala stödet.
Åtgärder
För att vidta adekvata åtgärder förutsätts att föregående undersökning och riskbedömning genomförts utförligt och noggrant. Endast då de reella orsakerna till missförhållandena lokaliserats kan också genomgripande förbättringar åstadkommas i arbetsmiljön.
Upprätta skriftlig handlingsplan
Ett första steg är att upprätta en skriftlig handlingsplan med de åtgärder som ska genomföras. Viktigt är att beskriva åtgärderna så konkret och detaljerat som möjligt. Till detta kommer att ta ställning till vem eller vilka som ska åtgärda saken och vem eller vilka som är ansvariga för att den genomförs samt när åtgärden ska var utförd. Innan åtgärder vidtas bör också övervägas huruvida detta kommer att påverka arbetsmiljön för andra arbetstagare eller yrkeskategorier.
Koordination kan behövas
I ett pastorat eller inom en större församling kan det förekomma att beslut och åtgärder behöver koordineras mellan olika enheter eller arbetslag. Kanske införandet av ett nytt redovisningssystem behöver samordnas mellan IT-ansvarig, HR-avdelning och arbetstagare i församlingsverksamheten eller beslut om nyrekrytering diskuteras med arbetstagare inom kyrkogårds- och begravningsverksamheten.
Uppföljning
Kom ihåg att följa upp åtgärderna och analysera huruvida dessa fått avsedd effekt. Vid behov justera uppgifterna så att identifierade brister blir föremål för adekvata åtgärder. Förhåller det sig på så sätt att beslutade åtgärder alls inte är genomförbara, överväg då om det inte är möjlig att hantera saken på annat sätt. Är så inte fallet – gör ett omtag av frågan i det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån de nya förutsättningarna.
